Hướng dẫn soạn thảo mẫu công văn thông báo cho khách hàng

AutoF – Hiện nay khó khăn chung của rất nhiều công ty và doanh nghiệp đó chính là việc soạn thảo các công văn thông báo gởi đến cho các đối tác để thông báo một thông tin gì đó. Trong nội dung bài viết ngày hôm nay chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về các mẫu công văn thông báo được sử dụng phổ biến nhất hiện nay và cách viết của mẫu công văn này để khi cần các doanh nghiệp và công ty có thể sử dụng để gởi đi một thông báo hoặc hoàn thành một công việc nào đó của mình

Các mẫu công văn thông báo cho khách hàng

1. Mẫu công văn thông báo là gì?

Trước tiên chúng ta cần tìm hiểu rõ một số khái niệm liên quan bao gồm: công văn là gì, mẫu công văn thông báo là gì để từ đó có thể hiểu được mục đích của chúng là gì?

Công văn: đây là một loại biên bản được sử dụng khá là thông dụng tại các cơ quan hoặc tổ chức với mục đích chính là truyền đạt hoặc giao tiếp giữa cấp trên và cấp dưới với nhau nhằm một mục đích trao đổi thông tin trong công việc.

Công văn thường có thể sử dụng linh hoạt với nhiều mục đích khác nhau những vẫn phải đảm bảo đúng những quy chuẩn và thể thức chung như sau: phải được viết một cách ngắn gọn, xúc tích và dễ hiểu không quá dài dòng và phải cung cấp đầy đủ thông tin muốn truyền tải đến cho người đọc. Phần ngôn ngữ được sử dụng trong công văn phải là ngôn ngữ toàn dân và đảm bảo tính trạng trọng lịch sự và sự nghiệm túc.

Mẫu công văn thông báo là mẫu văn bản được lập ra nhằm để cho các doanh nghiệp công ty hay các cơ quản tổ chức có thể thông qua đó mà thông báo một số công việc đến cho toàn bộ nhân viên của mình.

2. Mẫu công văn thông báo phổ biến nhất hiện nay

Hiện nay có rất nhiều mẫu công văn thông báo khá phổ biến và được rất nhiều công ty hoặc doanh nghiệp lựa chọn để thông báo một vấn đề nào đó đến nhân viên của mình. Dưới đây là một số mẫu công văn thông báo mà các bạn có thể tải để sử dụng khi cần:

 Mẫu 1: Tại đây

Mẫu 2: Tại đây

3. Các viết công văn thông báo

Đối với công văn thông báo thì trong quá trình soạn thảo cần phải chú ý một số ý sau đây.

Về phần nội dung:

Nếu rõ và chính xác các nội dung cần phải thông báo

Nguyên nhân và lý do nào để phát sinh ra thông báo này đến các nhân viên

Cần phải điền đầy đủ và chính xác tên cơ quan, tổ chức cá nhân nơi gởi công văn đến và nơi nhận công văn

Tên các đơn vị, cơ quan, tổ chức hoặc một số cá nhân có liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ có bên trong nội dung thông báo

Đảm bảo điền đúng địa chỉ của cơ quan hoặc tôt chức có liên quan để họ có thể tiếp nhận công văn thông báo. Bên cạnh đó còn phải cung cấp thêm số điện thoại, số telex, số fax và địa chỉ website nếu có.

4. Mục đích của công văn thông báo

Thông qua công văn thông báo mà cấp trên có thể truyền tải thông tin đến cho nhân viên cấp dưới của mình một cách dễ dàng và đầy đủ nội dung. Còn đối với nhân viên cấp dưới thì khi nhận được công văn họ hoàn toàn có thể đọc và nhắm được các chỉ đạo sắp tới đây của cấp trên và thực hiện đúng theo các chỉ đạo đó.

Trên đây chính là các mẫu công văn thông báo để các bạn có thể sử dụng khi cần. Lưu ý việc soạn thảo công văn này phải đảm bảo tuân thủ đúng các nguyên tắc của một công văn.